Збереження бібліотечних фондів, їхнє оновлення, задоволення потреб


с. 1
КОНСУЛЬТАЦІЯ

ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ



В. Король

За інформацією Рахункової палати України, си­стемні порушення нормативно-правових актів, відсу­тність ефективних управлінських рішень щодо реалі­зації державної політики в бібліотечній галузі, а також недосконалий внутрішній контроль призводять як до нена­лежного планування видатків на утримання бібліотек (що не забезпечує відповідного рівня їхнього функціонування), так і до неефективного використання майна, пошкодження бібліотечних фондів, їхньої втрати.

Збереження бібліотечних фондів, їхнє оновлення, задоволення потреб користувачів безперечно є однією з умов існування бібліотечного закладу.

Водночас, деякі питання інвентаризації бібліотечних фондів потребують урегулювання. Зокрема, в окремих нормативно-правових актах встановлюються різні норми щодо періодичності проведення інвентаризації.

Якщо дотримуватися вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Го­ловного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 р. № 90 та зареєстрованої в Міністерстві юсти­ції України 16.11.1998 р. за № 728/3168 (далі - Інструкція № 90), то інвентаризацію бібліотечних фондів необхідно проводити один раз на п'ять років.




Бібліотечний фонд - упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці

Закон України

«Про бібліотеки і бібліотечну справу»

від 27.01.1995 р. N 32/95-ВР

Як правило, питання збереження бібліотечного фонду набуває особливої актуальності в ході проведення його інвентаризації та оформлення її результатів.

Обов'язковість інвентаризації визначено Законом України від 16.07.1999 р. № 99б-ХІ\/ «Про бухгалтерсь­кий облік та фінансову звітність в Україні» та постановою Кабінет Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419 «Про затвердження Порядку подання фінансової звітності».

Перед складанням річної фінансової звітності не­обхідно обов'язково провести інвентаризацію активів та зобов'язань закладу.

Інвентаризація бібліотечних фондів здійснюється з метою забезпечення достовірності даних обліку шля­хом зіставлення їх із фактичною наявністю документів у фонді відповідно до нормативно-правових актів, що рег­ламентують порядок її проведення.

Під час інвентаризації з'ясовуються питання:

- фактичної наявності документів, з'ясування причин


відсутності їх;

  • встановлення відповідності документів обліковим даним;

  • виявлення помилок, допущених при шифруванні документів (об'єктів бібліотечного фонду), та їхнє випра­влення;

~ правильності розстановки фонду;

_ правильності оформлення видачі документів ко­ристувачам, виявлення заборгованості;

_ виявлення документів, що не відповідають профілю комплектування фонду відділу, передача їх до інших стру­ктурних підрозділів та для перерозподілу між іншими біблі­отеками;

~ встановлення об'єктів, що потребують ремонту, оправи тощо.

Інструкція № 90 встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, ус­тановами та організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів.

Аналогічна норма прописана і в Інструкції з інвен­таризації основних засобів, нематеріальних активів, товар­но-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженій наказом Міністерства фінан­сів України 11.08.1994 р. № 69 та зареєстрованій в Міністер­стві юстиції України 26.08.1994 р. за № 202/412.

Водночас, наказом Міністерства культури і туризму України від 27.03.2008 р. № 321/0/16/-08 «Про затвер­дження методичних рекомендацій з бухгалтерського об­ліку бібліотечних фондів» визначено, що інвентаризація бібліотечних фондів, залежно від цінності та кількості наяв­них інвентарних об'єктів, здійснюється, зокрема, в такі терміни:


  • найбільш цінні фонди, що зберігаються в сейфах чи закритих шафах, - щорічно;

  • рідкісні, цінні фонди - один раз на 5 років;

- фонди бібліотек обсягом до 100 тис. облікових
одиниць - один раз на 5 років;

  • фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових оди­ниць - поетапно, один раз на 7 років;

  • фонди бібліотек від 200 до 600 тис. облікових одиниць - поетапно, один раз на 10 років;

  • фонди бібліотек від 600 тис. до 1 млн. облікових одиниць - поетапно, один раз на 12 років;

  • фонди понад 1 млн. облікових одиниць _ поетапно, один раз на 15 років.

Слід зауважити, що вказаний наказ, незважаючи на міжвідомчий характер його застосування, не пройшов реєстрації у Міністерстві юстиції України відповідно до Положення про державну реєстрацію нормативно -


В Інтернеті дану статтю розміщено на сайті:: http//strategies.com.ua




правових актів міністерств, інших органів виконавчої вла­ди, затвердженого постановою Кабінету Міністрів Украї­ни від 28.12.1992 р. № 731. А отже, застосовувати його мож­на лише в частині, що не суперечить нормативно-право­вим актам, виданим із дотриманням чинних правових норм.

Зазначене стосується і встановлення періодичності проведення інвентаризації бібліотечних фондів.

Інвентаризація бібліотечних фондів проводиться в декілька етапів: підготовка до інвентаризації, інвентари­зація фонду, підбиття підсумків та оформлення результатів інвентаризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників уста­нови за обов'язкової участі головного (старшого) бух­галтера. Інвентаризаційну комісію очолює голова комі­сії - керівник установи чи його заступник.

Наказом установлюється також терміни початку та закінчення робіт із проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку.

Інвентаризації підлягають бібліотечні фонди за їхнім місцезнаходженням та з урахуванням їхнього закріплення за матеріально відповідальними особами.

Голова комісії розподіляє обсяг роботи між членами комісії, перевіряє її якість, веде облік, проводить та офор­млює підсумки інвентаризації, слідкує за виправленням виявлених помилок.

Основними видами інвентаризації бібліотечних фон­дів є:

- інвентаризація за інвентарними книгами;

- інвентаризація за контрольними талонами та


індикаторними картками.

Вибір виду інвентаризації та позначок про неї визна­чається комісією.

Перед проведенням інвентаризації здійснюється ін­структаж її учасників, готуються відповідні документи обліку (інвентарні книги, індикаторний каталог), а також необхідний інвентар (ручки, штемпелі, картки тощо), перевіряється розстановка видань на полицях.

Під час інвентаризації звіряються дані Інвентарної книги бібліотечного фонду та дані бухгалтерського облі­ку з наявними у фонді документами і записами у формулярах користувачів.

Залежно від виду інвентаризації проводиться звіряння титульного аркуша документа з інвентарною книгою або, після написання контрольного талону, - з індикаторним каталогом.

Дані про документи, видані користувачам, беруться з облікових форм (формулярів користувачів, читацьких ви­мог, спеціальних журналів, протоколів електронної видачі користувачам в комп'ютерній бібліотечній програмі). При тотожності даних на документі ставиться відповідна позначка про інвентаризацію.

Всі виявлені помилки у шифруванні документів підлягають виправленню.

У разі відсутності об'єкта, в інвентарній книзі або контрольному талоні ставиться позначка - "немає на місці", проводиться його повторний розшук, до якого залучаються співробітники структурного підрозділу, де здійснюється інвентаризація.

Необхідно зазначити, що наказом Міністерства культури і туризму України від 19.07.2005 р. № 496 затверджено Тимчасові примірні норми часу на основні процеси бібліотечної роботи, у тому числі й збереження бібліотечного фонду (таблиця 11; див. нижче).


Назва процесу, операції. Зміст роботи

Перевірка бібліотечного фонду


  1. Написати контрольний талон на документ, зазначити на ньому інвентарний номер, шифр, прізвище та ініціали автора, заголовок, рік, місце видання, ціну, місце збереження

  2. Маркування контрольних талонів: встановити, де обліковано даний документ (обліковий каталог, інвентарна книга), проставити розпізнавальний знак

Підібрати контрольні талони:

3. за інвентарними номерами

4. ' за алфавітом прізвищ авторів або заголовків

5. за класифікаційним індексом



  1. Звірити контрольні талони з інвентарною книгою, зробити позначку про перевірку на талоні і в книзі

  2. Звірити контрольні талони з обліковим або алфавітним, топографічним каталогами, зробити позначку на талоні та в каталозі

  3. Переглянути форми індивідуального обліку, виявити документи, що не пройшли перевірку

  4. Скласти картку на документ, що не пройшов перевірку

  5. Розшук документів, що не пройшли перевірки, за різними обліковими формами, картотеками, журналами, книжковими полицями та ін.

Скласти список документів, яких не вистачає у фонді.

Кількість документів у списку:



11.

1

12.

2-Ю

13.

11-25




Одиниця

Норма

виміру

часу

один

1 хв.

талон




те саме

30 с.

те саме







15 с.




25 с.




36 с.

один

30 с.

талон




те саме

30 с

один док. 1хв. 5 с.

те саме

1 хв.




5 хв.

один




список







1 хв.




10 хв




25 хв







Добір документів для вилучення з фонду

один док.

14.

15,


16.

17. 18.


19. 20.


4 хв. 2 хв. 4 хв.

1хв. Зхв.

30 с. 40 с.
Переглянути документи з метою вилучення з фонду: непрофільні

дублетні


застарілі за змістом

амортизовані

такі, що мало використовуються або не використовуються


один док.

один формуляр

один акт


Підібрати документи в партії відповідно до причини вилучення, звірити з книжковим формуляром

Підібрати книжкові формуляри на документи за інвентарними номерами, алфавітом, а журнали - за роками та номерами

Скласти список за актом вибуття (передачі), підрахувати загальну суму з урахуванням індексації, оформити акт

Кількість документів у списку:



1хв. 10 хв. 25 хв.

  1. 1

  2. 2-Ю

  3. 11-25

З огляду на відому кількість об'єктів бібліотечного фонду, за допомогою вказаних нормативів можливо приблизно визначити витрати часу на здійснення інвентаризації.

З карток на документи, що не знайдені, складається картотека. Вона є підставою для підбиття підсумків інвентаризації.

■Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) мають бути передані до бухгалтерії для перевірки, виявлен­ня і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерсь­кого обліку проставляються навпроти відповідних даних опису, і шляхом співставлення виявляються розходження між даними інвентаризації й бухгалтерського обліку.

Інвентаризація бібліотечних фондів завершується скла­данням довідки та акту інвентаризації, результати офор­мляються протоколом засідання інвентаризаційної комісії.

У протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, винних у недостачах, втратах, а також надлишках, і вказується, яких вжито заходів стосовно винних осіб.

Протокол підписується членами комісії, які проводили інвентаризацію. Складені документи передаються директору бібліотеки.

Не пізніше, ніж за десять днів після закінчення ін­вентаризації, протоколи інвентаризаційної комісії зат­верджуються керівником установи. .

Комісія разом із директором вирішує порядок регу­лювання інвентаризаційних різниць.

Розходження, виявлені між даними в облікових матеріалах інвентаризації та наявними у бібліотечному фонді документами, регулюються у такому порядку:


  • виявлені необліковані об'єкти, надлишок, підляга­ють зарахуванню до бібліотечних фондів та оцінюванню. Розмір оцінки відноситься на збільшення фінансування бібліотеки;

  • нестача, втрата від псування (відсутність) об'єктів у бібліотечному фонді відносяться на рахунок винних осіб за сумами, визначеними відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 116 «Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей»;

- розмір втрати і недостачі бібліотечного фонду у
випадках, коли винні особи не встановлені або у стягненні з
винних осіб відмовлено судом, зараховуються на зменшення
фінансування.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо врегулю­вання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіт за той період, в якому закінчено інвентаризацію, а також у річний звіт.

Окремо слід звернути увагу на те, що на вжиття захо­дів стосовно розшуку боржників через суд встановлено норми часу, які враховують виключно технічну сторону цього процесу (табл. 2 вищезазначених норм; див. нижче).


Номер норми

Розшук боржників через суд

Назва процесу, операції. Зміст роботи

Одиниця виміру

Норма часу


  1. Зняти копію з формуляра користувача. Уточнити автора, назву, інвентарний номер, ціну вчасно неповернутого документа. Перерахувати держмито за оформлення виконавчих написів. Передати справу до суду.

  2. Отримати і оформити документи з нотаріальної контори (проставити номер розрахункового рахунку, номер виконавчого напису).

  3. Скласти акт на оплату через суд втрачених документів (додаток до акта - формуляр користувача).

18 с.
один документ 3 хв.



Зхв.

те саме

один документ




Термін зберігання документів з інвентаризації (ін­вентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаці­йних комісій) в установах становить три роки за умови за­вершення ревізій, згідно з «Переліком типових документів.

що створюються в діяльності органів державно! влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, із вказанням строків зберігання», затвердже­ним наказом Головного архівного управління при КМ





України від 31.03.1997 р. № 11-а. У випадках виникнення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ -зберігаються до винесення відповідного рішення.

Окремо слід звернути увагу на адміністративну відповідальність за порушення порядку проведення інвен­таризації. Так, статтею 164-2 Кодексу України про адмі­ністративні правопорушення (далі - КУпАП) передбачено адміністративну відповідальність за:



_ відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку;

- внесення неправдивих даних до фінансової звіт­ності, неподання фінансової звітності;




  • несвоєчасне або неякісне проведення інвентари­зацій грошових коштів і матеріальних цінностей;

  • невжиття заходів щодо стягнення відшкодування з винних осіб збитків від недостачі, розтрати, крадіжок і безгосподарності.

Зазначені порушення тягнуть за собою накладання штрафу в розмірі від восьми до п'ятнадцяти неоподатко­вуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.). Ті ж самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з правопорушень, зазначених у частині першій ст. 164-2, тягнуть за собою накладання штрафу від десяти до двадцяти неоподаткову­ваних мінімумів доходів громадян (від 170 до 340 грн.)1.

Стаття 164-2 КУпАП "Порушення законодавства з фінансових питань'

Адмінправопорушення відповідно до КУпАП

Суть адміністративного правопорушення

1. Приховування в обліку ва­лютних та інших доходів, непродуктивних витрат і збит­ків

Заниження в обліку обсягу реалізації продукції чи послуг; несвоєчасне відображення в обліку надходжень грошових коштів; завищення собівартості (видатків) продукції, робіт, послуг; заниження прибутку; приховування кредиторської чи дебіторської заборгованості, збитків, недостач тощо

2. Відсутність бухгалтерсько­го обліку або ведення його з порушенням установленого порядку

Відсутність або неналежне оформлення бухгалтерських облікових документів: головної книги, первинних облікових документів, карточок і книг складського обліку; неповне чи несвоєчасневідображення в облікових документах господарськихоперацій; неправильне нарахування і виплата заробітної плати, надбавок, допомоги, відпускних; неправильне визначення сукупного доходу сім'ї; неправильне відображення в обліку розрахунків з бюджетом; внесення недостовірних даних до регістрів бухгалтерського обліку і первинних документів та/або несвоєчасне їх складання, не проведення інвентаризації

3. Внесення неправдивих да­них до фінансової звітності, неподання фінансової звітності

Невідповідність фінансової звітності даним бухгалтерського обліку

4. Несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації гро шових' коштів і матеріальних цінностей

Проведення інвентаризації після закінчення встановлених чинним законодавством строків; неповна інвентаризація; неналежне документальне оформлення інвентаризації тощо

5. Невжиття заходів по від­шкодуванню з винних осіб збитків від недостач, розтрат, крадіжок і безгосподарності

Несвоєчасне відшкодування збитків, невідшкодування збитків до закінчення строку позовної давності, невжиття заходів для відшкодування таких збитків у встановленому законодавством порядку (наказом керівника, через суд) тощо.

Суб'єкти адміністративних правопорушень

Необхідною умовою притягнення до адміністративної відповідальності є вина особи, оскільки, відповідно до статті 9 КУпАП, адміністративним правопорушенням (проступком) визнається протиправна (умисна або необережна) дія чи бездіяльність.

До адміністративної відповідальності за порушення законодавства з фінансових питань (стаття 164-2 КУпАП) притягаються всі особи, в тому числі посадові, які вчинили адміністративні правопорушення. Відповідальність за такі правопорушення передбачено нормативно-правовими актами та/або посадовими інструкціями (обов'язками).

Так, згідно зі статтею 8 Закону України «Про бух­галтерський облік та фінансову звітність в Україні», вла­сник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво установою відповідно до законодавства та установчих документів, несе .від­повідальність за організацію бухгалтерського обліку та за­безпечення фіксування фактів здійснення всіх господар­ських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Незабезпечення дотримання в установі встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у визначені строки фінансової звітності, відсутність контролю за відображенням на ра­хунках бухгалтерського обліку всіх господарських опе­рацій є підставою для притягнення до адміністративної відповідальності головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства (ст. 8. п. 7 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Згідно з Інструкцією № 90, відповідальність за ор­ганізацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи.

Головний бухгалтер разом із керівниками відповідних
підрозділів та служб зобов'язаний контролювати дотриман­
ня встановлених правил проведення інвентаризації (пункт
1.10 Інструкції № 90). Члени інвентаризаційних комісій
(робочі інвентаризаційні комісії) несуть відповідальність
у встановленому законом порядку за внесення до описів
неправильних даних про фактичні залишки матеріальних
цінностей з метою приховання недостач або лишків
матеріальних цінностей (п. 1.15 Інструкції № 90). ^т


Неоподаткований мінімум доходів громадян визначено в розмірі 17 грн.





ться з певними труднощами, але й, безперечно, виграє. При цьому їй необхідно реально оцінити свої мож­ливості та передбачити переваги від участі у прое­ктній діяльності. Радикальні зміни у звичній роботі Бібліотеки, перш за все, вимагають підвищення квалі­фікації або залучення додаткових кадрів. До плюсів кор­поративної діяльності можна віднести:

• обмін технологіями;

аутсорсинг (передачу вторинних або непрофіль­них функцій стороннім виконавцям);

• більш ефективне використання програмних


продуктів проекту;

доступ до корпоративних ресурсів і сервісів. Отже, корпоративна діяльність дозволяє бібліотеці значно знизити трудомісткість роботи і витрати на допоміжні процеси - такі, як генерація інформаційних ресурсів, та концентруватися на основних бібліотечних процесах.



Список використаної літератури

1. Економічна енциклопедія : У 3 т. Т. 2 / редкол. :


С. Мочерний (відп. ред.) [та ін.]. - К: Академія, 2001. - 848 с.

2. Словник іншомовних слів / уклад.: С.М. Морозов,


Л.М. Шкарапута. - К.: Наук, думка, 2000. -680 с.

  1. Дригайло В.Г. Основи организации работьі би-блиотеки вуза : науч.-практ. пособие. — М. : Либерея-Би-бинформ, 2007. - 624 с.

  2. Замуруев 3. Н. Создание корпоративно^ библи-отечной сети вузов родственньїх профилей [Злектронньїй ресурс]. - Режим доступа : Ьир:/Апу\у.£рпіЬ.ги/\уіп/ Іп1ег-еуепі5/сгітеа2002/ігікі/5ес1114/Оос24.НТМЬ

  3. Мешечак Н. А., Шамардина Л. А., Терехова М. В. Внедрение корпоративних технологий вдеятельностьбиблиотеки [Злектронньїй ресурс]. - Режим доступа : пйр://сопГегепсе. кет$и.ш/С-еШос5рі1е?іа!=9161&іаЬ1е=рарег5_П1е&-Іуре=1&сопп=сопИ)В.

  4. Філіппова Л.Я., Аль Тавалбех Серхан Ахмед. Перс­пективи розвитку міжнародної бібліотечної кооперації на базі Інтернет-технологій [Електронний ресурс]. — Режим доступу : пир://кЬагкІу.іаІр.ог£.иа/П1ірроуа/икг-тоаеІуу\'.сІос.

Король В., член Національної спілки журналістів


с. 1

скачать файл

Смотрите также: